Hoe lang duurt een vergunningstraject onder de Omgevingswet?

Wat vertraagt een traject in de praktijk?

Vertraging in een vergunningstraject ontstaat meestal niet door de wettelijke termijnen zelf, maar door de voorbereiding en de reacties van derden. Een onvolledige aanvraag, ontbrekende participatie, zienswijzen of extra onderzoek zijn de meest voorkomende oorzaken van langere doorlooptijden dan gepland.

In de praktijk bepalen vooral de volgende factoren of een traject op schema blijft of uitloopt:

• Een onvolledige aanvraag. Vraagt de gemeente om aanvullende informatie, dan wordt de beslistermijn opgeschort tot je die hebt aangeleverd, in de praktijk al snel enkele weken extra.
• Gebrekkige of ontbrekende participatie. Als participatie verplicht is gesteld en niet (goed) is uitgevoerd, kan dat een besluit vernietigbaar maken en tot een hersteltermijn van weken leiden. Zie ons artikel over wanneer participatie verplicht is.
• Zienswijzen en bezwaren. Elke zienswijze of elk bezwaar moet inhoudelijk worden beoordeeld en beantwoord, wat de procedure met weken tot maanden kan verlengen.
• Aanvullende onderzoeken. Blijkt tijdens de beoordeling dat extra onderzoek nodig is (bijvoorbeeld naar stikstofdepositie of archeologie) dan loopt de klok daarop vertraging op.
• Advies of instemming van andere overheden. Is bijvoorbeeld de provincie of het waterschap adviseur, dan tel je hun doorlooptijd bij je eigen planning op.
• Gemeentelijke capaciteit. Drukte bij de behandelend afdeling is een reële factor waar je in de planning rekening mee moet houden.

Wat kost tijd, en wat kost geen tijd?

Niet elke stap in het traject is even bepalend voor de einddatum. Een principeverzoek kost weliswaar enkele weken, maar bespaart vaak veel meer tijd doordat je een kansloze aanvraag voorkomt. Participatie kost eveneens tijd, maar plan je die parallel aan de onderbouwing, dan voegt ze per saldo weinig toe aan de totale doorlooptijd.

Ontbrekende participatie kan achteraf wél tot weken vertraging leiden. De volgorde waarin je stappen zet, is dus minstens zo belangrijk als de duur van elke stap afzonderlijk.

Een vuistregel die in de praktijk goed werkt: reserveer voor elke stap die van een andere partij afhangt (de gemeente, de provincie, het waterschap, of omwonenden tijdens de participatie) meer marge dan voor de stappen die je zelf in de hand hebt. Eigen werk kun je plannen en versnellen; de reactietijd van een derde niet.

Regulier of uitgebreid: waarom de procedurekeuze zo belangrijk is

Het verschil tussen de reguliere procedure (8 weken) en de uitgebreide procedure (26 weken) is het grootste hefboompunt in je planning. Welke procedure van toepassing is, hangt af van het type activiteit en of de gemeente die heeft aangewezen als uitgebreid-plichtig.

Bij twijfel loont het om dit al bij de intake helder te krijgen: een plan dat ten onrechte via de reguliere procedure wordt ingediend, kan alsnog in de uitgebreide procedure belanden zodra dat gebrek aan het licht komt, met alle vertraging van dien.

Doorlooptijd is een optelsom, geen los getal

De doorlooptijd van een vergunningstraject is een optelsom van losse termijnen, geen los getal: eerst eventueel een principeverzoek, dan de voorbereiding (onderbouwing en participatie), vervolgens de formele procedure, en bij zienswijzen of bezwaren een beroepsfase erbovenop. Een realistische planning houdt rekening met die optelsom, niet alleen met de kortste wettelijke termijn.

Wie enkel de 8 weken van de reguliere procedure als uitgangspunt neemt, komt bijna altijd bedrogen uit.

Checklist: zo beperk je vertraging zelf

• Bepaal het vergunningsspoor vroeg en onderbouwd, in plaats van halverwege het traject van spoor te wisselen.
• Start onderzoeken (bodem, geluid, stikstof, verkeer) zo vroeg mogelijk parallel aan de onderbouwing, niet pas na een verzoek van de gemeente.
• Organiseer participatie vóór de formele aanvraag, niet als reactie op een eis achteraf.
• Houd tussentijds contact met de behandelend ambtenaar, zodat knelpunten vroeg zichtbaar worden.
• Reserveer in je planning bewust ruimte voor een mogelijke zienswijzen- of bezwaarfase, ook als je die niet verwacht.

Hoe Vergunbaar de doorlooptijd bewaakt

We dienen aanvragen in één keer volledig in, plannen participatie parallel aan de onderbouwing in plaats van erna, en onderhouden actief contact met de behandelend ambtenaar zodat vertraging vroeg zichtbaar wordt in plaats van pas bij het besluit. Bij twijfel over haalbaarheid kiezen we bewust voor een principeverzoek, zodat je nooit maanden verliest aan een traject dat op voorhand kansloos was.

Ook bepalen we bij de intake bewust of een BOPA of een wijziging van het omgevingsplan het snelste kansrijke spoor is voor jouw plan: die keuze bepaalt vaak een groter deel van de totale doorlooptijd dan enige andere factor.